ANTRAG Handlungsauftrag Zeitmanagement

Veröffentlicht 3. März 2023 · Aktualisiert 16. März 2023

UPDATE nach Haupt- und Verwaltungsausschuss: Zweite Lesung am 16.05.2023!

Bisher sind in den Beschlussvorlagen die Zeitangaben eher vage formuliert: Beispiele sind: „im 4. Quartal“ / „zweites Halbjahr“ / „als Nächstes“ / „Mitte November“ / „Ende des Monats“ / „bis Ende 2022“ „im Dezember oder Januar wird mit der Ausschreibung zu rechnen sein“ oder „zeitnah zu einer erfolgreichen Umsetzung zu führen“. Abgesehen von den Hauptverantwortlichen ist dem Stadtrat meist unbekannt, welche weiteren Mitarbeiter an der Umsetzung der Beschlüsse beteiligt sind. Wir erfahren gelegentlich erst im Fachausschuss, wer die tatsächlichen Arbeiten ausführt. Letztes Beispiel: Die Vorstellung des Arbeitsstandes der Komplexmaßnahme durch einen Mitarbeiter der SB Verkehrs–u. Straßenplanung, den wir datenschutzrechtlichen Gründen nicht namentlich nennen dürfen. Gemäß Sächsischer Gemeindeordnung und der Hauptsatzung der Stadt Zwickau ist es die originäre Aufgabe des Stadtrates, die Umsetzung seiner Beschlüsse zu kontrollieren. Um eine transparente Kontrolle, analog zum Sächsischen Transparenzgesetz zu gewährleisten, müssen dem Stadtrat entsprechende Informationen bereits frühestmöglich zur Verfügung gestellt werden. Erreicht werden soll damit ein verbessertes Controlling. Ebenso erhöht sich damit die Transparenz.

Die Praxis zeigt außerdem, dass es dadurch schon zu Zeitverzügen bei der Abarbeitung von Beschlüssen und in Projekten gekommen ist. Der Faktor Zeit ist bei den Vorhaben immer mit Faktor Geld verbunden. Transparenz–und Kommunikationsdefizite führen letztlich zu nervigen Sachstandsanfragen, welche sowohl den Stadtrat, als auch die Verwaltung schon unnötige Zeit gekostet haben. Der Antrag zielt darauf ab, die Zusammenarbeit auf eine konstruktivere Ebene zu heben.Die Vorteile liegen auf der Hand:
1. – die Verbindlichkeit der Aufgabenstellung wird im Prozess sichergestellt
2. – ermöglicht eine einfache interne Sachstandskontrolle
3. – verkürzt den Aufwand bei möglichen Sachstandsanfragen
4. – erleichtert die Arbeit des Stadtrates und der Verwaltung
5. – verbessert Transparenz und Kommunikation
6. – Vorhaben sind für alle Beteiligten mess– und vergleichbar

Aus diesem Grund beaufragen wir mit unserem Antrag Handlungsauftrag Zeitmanagement die Verwaltung künftig bei Beschlussvorlagen mit zeitlichen Einordnungen und bei Vergaben, eine verbindliche detaillierte Termin– und Ablaufplanung, welche auch die verantwortlichen Personen enthält, in die Beschlussvorlagen einzuarbeiten.

Ein Beispielansatz:

Projekt – Schönstraße
Teilaufgabe 1 bis 15.01.2023 – Frau Muster
Teilaufgabe 2 bis 23.06.2023 – Herr Muster
Fertigstellung bis 29.09.2023
Controlling – Herr Verantwortlich